Умный офис: как системы мультимедиа и автоматизации улучшают бизнес-процессы

Умный офис — это сочетание эффективности, оптимизации ресурсов, безопасности, экологичности. Тема актуальна из-за широкого внедрения гибридных форматов работы и роста требований к офисной инфраструктуре — организовать сложные технологические, инженерные, бизнес-процессы без внедрения умного офиса практически невозможно. Основной критерий — единая система управления.

Как работает умный офис

Давайте начнём с ответа на вопрос: собственно, умный офис — что это вообще такое? По сути, это платформа, анализирующая данные, поступающие от датчиков в режиме реального времени, принимающая решения, которые регулируют работу освещения, вентиляции, обогрева, уровня шума, оборудования, загруженности помещений, бронирования переговорных комнат.

В целом термин «умный офис» охватывает технологии и продукты, повышающие продуктивность персонала, сокращающие расходы, укрепляющие конкурентоспособность, позволяющие эффективно использовать офисную площадь и ресурсы. Бизнес-процессы, деятельность персонала, условия работы отслеживают интеллектуальные устройства, подключенные к интернету. Современные решения — лучший ответ на вопрос, как улучшить работу офиса.

Что включает в себя умный офис:

1. Системы мультимедиа (экраны, проекторы, видеостены, звуковое оборудование и т. д.) оптимизируют рабочие процессы, создают условия для проведения совещаний, переговоров, конференций.
2. Системы автоматизации управляют освещением, климатом, энергопотреблением и пр. Освещение автоматически отключается, если в помещении отсутствуют люди, за это отвечает датчик. Свет настраивается в соответствии с санитарными нормами, учитываются присутствие людей и недостаток солнечного света. Датчики измеряют температуру и влажность, регулируют работу отопления и вентиляции.
3. Интеллектуальная СКУД контролирует доступ, обеспечивает безопасность — снижает риск хищений, вторжений, прочих правонарушений. СКУД, интегрированная с  системой учета рабочего времени, контролирует время прихода и ухода персонала и посетителей. Видеонаблюдение собирает, обрабатывает и анализирует информацию с камер. Она хранится на сервере или в облаке.
4. Облачные платформы для совместной работы позволяют сотрудникам получать доступ к данным и файлам из любого места.
5. Централизованное управление всем оборудованием осуществляет искусственный интеллект.

Зачем бизнесу умный офис

Умный офис — это неограниченные возможности для автоматизации. Цифровизация офиса предусматривает отказ от бумажных документов, автоматизацию задач с помощью программного обеспечения, внедрение технологий, обеспечивающих совместную работу и мобильность персонала.

Как умный офис улучшает бизнес-процессы:

• повышение эффективности встреч и переговоров (через качественные мультимедиа и ВКС);
• оптимизация энергозатрат (например, автоматическое отключение света и техники);
• повышение комфорта сотрудников (температура, освещённость, акустика);
• рост уровня безопасности (через контроль доступа, интеграцию с видеонаблюдением);
• снижение административных затрат.

Цифровые документы исключают бумажный документооборот, ПО автоматизирует повторяющиеся процессы, облачные платформы облегчают работу с партнерами, удаленными сотрудниками. Устройства Интернета вещей (IoT) собирают и анализируют информацию для оптимизации рабочих процессов. Эти технологии умного офиса уменьшают время поиска и обработки документов.

Небольшой пример простой автоматизации офиса:

• утром автоматически открываются жалюзи;
• столы персонала подсвечиваются холодным светом;
• днём жалюзи опускаются, включается кондиционер;
• вечером гаснет свет, опускаются шторы, устройства переходят в режим энергосбережения;
• персонал бронирует время в переговорной комнате через приложение.

Внедрение умного офиса

В 2025 году особенно востребованы интегрированные коммуникационные системы, объединяющие голосовую телефонию с текстовыми каналами: IP-телефония, мессенджеры, онлайн-чаты. Высокий спрос на инструменты для совместной работы, решения для укрепления безопасности: биометрические системы контроля доступа, умные датчики, автономные патрульные роботы и дроны, аналитика в реальном времени (Real-time BI). Современные технологии предоставляют различные возможности, при выборе надо исходить из рациональности решений, чтобы пользоваться всеми функциями. Каждый умный офис уникален, команда компании CNS предложит правильный вариант.

Этапы внедрения умного офиса:

1. Анализ требований заказчика.
2. Выявление ключевых проблем.
3. Разработка технического задания.
4. Проектирование.
5. Выбор оборудования, платформы управления и ПО.
6. Поставка и монтаж оборудования.
7. Настройка.
8. Интеграция с ИТ-инфраструктурой.
9. Тестирование.
10. Обучение персонала.
11. Запуск.

Мы создадим умный офис, соответствующий потребностям заказчика, обеспечим техническую поддержку. Все элементы умного офиса будут работать в единой экосистеме.С помощью современных технологий создадим офис будущего.

Закажите обратный звонок, задайте вопросы. Чтобы узнать точную стоимость умного офиса, оставьте заявку.