IT-аутсорсинг, или вынос IT-услуг за пределы компании, — это практика обращения к внешним поставщикам за решениями в области информационных технологий. Это может включать широкий спектр услуг – от управления ИТ-инфраструктурой до разработки программного обеспечения.
Основные направления it аутсорсинга для организаций включают обслуживание серверов и сетевой инфраструктуры, обслуживание рабочих станций, аутсорсинг информационной безопасности (ИБ) и поддержку информационных систем (1С).
Включает в себя монтаж скс, монтаж систем видеонаблюдения, доступа и других систем безопасности.
Аутсорсинг информационной безопасности является значимой составляющей ИТ-аутсорсинга, особенно для компаний, которые хранят и обрабатывают конфиденциальные данные. Поставщики услуг предлагают мониторинг сетевой безопасности, анализ уязвимостей и разработку защитных стратегий. Такой подход способствует повышению уровня безопасности информационных систем организации.
Сопровождение компьютеров на рабочих местах включает в себя установку и обновление программного обеспечения, удаленную поддержку пользователей и решение возникающих технических проблем. Такая услуга позволяет компаниям экономить время и ресурсы, которые бы они затратили на самостоятельное обслуживание компьютеров на рабочих местах.
Служба поддержки и обновления баз данных, программной настройки, отчетности.
Поддержка и обслуживание серверов и сетевой инфраструктуры, включая управление оборудованием, её установка и настройка, гарантируют непрерывность работы бизнес-процессов.
Определение необходимости ИТ-аутсорсинга является важным шагом для компании. Для этого необходимо проанализировать текущее состояние IT-инфраструктуры, оценить затраты на ее поддержку и сравнить их со стоимостью услуг IT-аутсорсера. Если компания тратит слишком много времени и ресурсов на поддержку IT-инфраструктуры, то ИТ-аутсорсинг может быть эффективным решением.
ИТ-аутсорсинг может принести компании ряд выгод:
Несмотря на все преимущества ИТ-аутсорсинга, стоит ли экономить на нем? Ответ зависит от конкретной ситуации и потребностей компании. Однако, стоит помнить, что качественные услуги требуют определенных затрат. Слишком дешевый аутсорсинг может означать низкое качество обслуживания и потерю доверия клиентов.
Понимание и ясное определение области сотрудничества критически важно при планировании аутсорсинга ИТ-услуг. Используя такой подход, компании могут оптимизировать свои затраты на аутсорсинг, сосредоточив внимание на ключевых областях бизнеса.
Кейс №1
Большая розничная сеть с оборотом более $10 миллионов в год, столкнулась с проблемой масштабирования своего бизнеса. У них была небольшая внутренняя команда ИТ, которая была перегружена повседневными техническими задачами и не могла сосредоточиться на стратегических задачах, включая разработку клиентских приложений и оптимизацию IT-infrastructure.
После тщательного анализа и расчетов, они пришли к выводу, что делегирование повседневного IT-администрирования и поддержки стороннему подрядчику позволит им сосредоточиться на внутренней разработке и поддержке бизнес-критичных систем.
Они отсортировали все задачи по приоритетности и стоимости для выяснения, что именно следует отправить в аутсорсинг. После решения проблемы с аутсорсингом рутинных технических задач, малоквалифицированной поддержки пользователей и управления IT-infrastructure, команда смогла сосредоточиться на ключевых задачах.
Результатом стало снижение расходов на аутсорсинг IT-услуг на 40%. При этом общие затраты на ИТ снизились на 20%, позволив компании поддерживать более высокий уровень ИТ-услуг с меньшими затратами. Безусловно, этим действиям помогла четкая определенность в области сотрудничества и понимание того, какие задачи отправлять на аутсорсинг, а какие — нет.
SLA является важным инструментом для сокращения расходов на IT-аутсорсинг. Путем определения стандартов обслуживания, которые должен соблюдать поставщик IT-услуг, договор SLA помогает точно управлять ожиданиями и предотвращать недопонимания. Это позволяет значительно экономить деньги, поскольку устанавливаются конкретные метрики производительности и сроки выполнения, а также механизмы компенсации за невыполнение условий SLA.
Кейс №2
Компания «G», малый бизнес в секторе промышленного производства, решила передать IT поддержку в стороннюю компанию. Вместо того чтобы просто согласиться с подключением к пакету услуг поставщика, они решили разработать собственный SLA, который включал:
Все эти параметры были тщательно просчитаны для того, чтобы обеспечивать именно тот уровень обслуживания, который был необходим компании «G».
За 6 месяцев с момента внедрения этого SLA, компания смогла сэкономить 25% от общих затрат на IT поддержку. Отслеживание и управление выполнением поставщиком условий SLA позволило постоянно контролировать стоимость услуг и избегать необоснованных издержек.
Рациональная оценка сильных и слабых сторон компании в IT области позволяет увидеть, какие функции являются ключевыми и стратегическими (и следует ли их сохранить «внутри»), а какие менее важны и могут быть эффективно переданы на аутсорсинг.
Кейс №3
У крупного оnline-ритейлера возникла дилемма: их IT отдел работал на пределе возможностей, и у них был выбор — нанимать новых людей в штат (что требовало бы дополнительных затрат на зарплаты и социальные пакеты, обучение, работу с их будущей нагрузкой), либо пересмотреть свою стратегию и определить, какие специализированные IT задачи можно безопасно передать на аутсорсинг.
Структурированная оценка сильных и слабых сторон показала, что им необходимо сосредоточиться на улучшении своих ключевых IT процессов, таких как управление базой данных клиентов, аналитика для стратегического принятия решений и улучшение пользовательской платформы. В то же время, обслуживание IT инфраструктуры, такое как управление серверами, поддержка сети, обеспечение информационной безопасности и т.п. было выбрано для отправки на аутсорсинг.
Перемещение таких служб на аутсорсинг позволило их собственной IT команде обратить внимание на ключевые процессы и поднять их на новый уровень. Эта стратегическая перестройка привела к снижению затрат на аутсорсинг при обслуживании IT инфраструктуры примерно на 30% в год и позволила сфокусировать внутренние ресурсы на задачах, которые напрямую способствуют росту бизнеса.
Важные ресурсы компании должны быть затрачены на первоочередные задачи, что обеспечивает эффективное использование бюджета и снижение затрат.
Кейс №4
ИТ-стартап разрабатывает программное обеспечение для управления проектами. Хотя у них был ограниченный бюджет, они считали, что ключевым приоритетом является улучшение их продукта, а не поддержание текущего статуса инфраструктуры.
Они решили передать на аутсорсинг рутинные IT-задачи, включая техническую поддержку, обслуживание серверов и управление информационной безопасностью. Весь внутренний IT-персонал смог сфокусироваться на разработке приложения.
Спустя год от начала этого подхода, стартап заметил снижение общих расходов на IT-бюджет примерно на 35%. При этом качество продукта улучшилось и они смогли привлечь больше пользователей, что увеличило их оборот на 50%. Это успешно показывает важность определения и сосредоточения на ключевых бизнес-приоритетах.
Инвестиции в современное оборудование и программное обеспечение часто могут привести к значительным экономиям в будущем, сокращая расходы на обслуживание и ремонт устаревших систем.
Кейс №5
Компания с оборотом $5 миллионов в год, столкнулась с проблемой постоянно растущих расходов на поддержку своей устаревшей IT-инфраструктуры.
Вместо того, чтобы продолжать тратить деньги на поддержание старых серверов, компания решила осуществить модернизацию и перейти на облачные решения. Помимо современного оборудования, они также обновили свое программное обеспечение, заменив старые системы на более новые, которые были более совместимы с их новой инфраструктурой.
После модернизации, компания заметила значительное снижение расходов на поддержку и обслуживание IT. Они экономят примерно 20% в год, только на обслуживании и ремонте оборудования. Кроме того, благодаря улучшению производительности благодаря новому программному обеспечению и оборудования, они заметили увеличение эффективности их операций, что привело к дополнительной экономии.
С другой стороны, расходы на связь с аутсорсной IT компанией сократились, поскольку теперь большинство вопросов можно решить самостоятельно или автоматически благодаря новой IT-инфраструктуре. Это позволило дополнительно экономить около 15% от их бюджета на аутсорсинг IT.
В результате компания смогла переназначить эти средства на другие ключевые области своего бизнеса, такие как разработка новых продуктов и рыночные исследования, что ускорило их рост.
Отслеживание текущих рыночных цен на IT-услуги является важным фактором для оптимального управления затратами на аутсорсинг. Знание того, сколько в среднем стоит определенная услуга на рынке, может помочь при переговорах с поставщиками и предотвратить переплату.
Кейс №6
Небольшая консалтинговая фирма, регулярно использовала IT-аутсорсинг для многих своих проектов. Однако они обнаружили, что стоимость услуг одного из их основных поставщиков начала стремительно расти.
Вместо принятия нового тарифного плана, компания начала активно изучать текущие цены на рынке аутсорсинговых услуг. Они обнаружили, что другие профессиональные IT-компании предлагают схожие услуги по более низким ценам.
После обсуждения этого вопроса со своим основным поставщиком, они смогли пересмотреть условия сотрудничества и добиться снижения ставок. В результате экономия составила около 20% от их ежемесячного бюджета на комплексный ит аутсорсинг.
Таким образом, регулярное отслеживание изменений рыночных цен и сравнение их с теми ценами, которые вы сами платите, может помочь вам проверить, насколько конкурентоспособными являются ваши текущие расходы на аутсорсинг, и совершить снижение затрат, не имея вредоносного эффекта на качество услуг.
Многие компании предлагают скидки или более выгодные условия для клиентов, заключающих с ними долгосрочные контракты. Такой подход обеспечивает поставщику постоянный и предсказуемый источник дохода, а клиенту — стабильность услуг и снижение затрат.
Кейс №7
Туристической компании среднего размера была необходима стабильная и надежная поддержка их внутренних ИТ-систем, управления базами данных клиентов и обслуживания веб-сайта. Вместо подписания серии краткосрочных контрактов, они решили заключить долгосрочное соглашение со своим поставщиком IT-услуг. В результате этого, поставщик предложил им скидку 15% на общую стоимость услуг за весь период соглашения.
На протяжении трехлетнего соглашения, это обеспечило турфирме экономию в размере около $36,000. Они также сэкономили время на планирование бюджета и переговоры по следующим контрактам, что позволило им сосредоточиться на основной деятельности.
Таким образом, заключение долгосрочных контрактов может быть выгодным решением для экономии бюджета, особенно если вы будете регулярно пользоваться услугами аутсорс персонала и уверены в надежности и качестве вашего выбранного поставщика.
Регулярная оплата в виде абонентской платы за IT-услуги может быть более выгодной по сравнению с оплатой по факту оказания услуги. Абонентская плата упрощает бюджетирование, обеспечивает прозрачность расходов и зачастую дешевле рыночной стоимости каждой отдельной услуги.
Кейс №8
Малый бизнес в области розничной торговли, столкнулся с проблемой всплеска затрат на IT в высокий сезон, что оказывало значительное влияние на ее бюджет.
Изучив различные варианты, компания решила перейти на абонентское обслуживание своих IT-систем. Они заключили договор с IT-провайдером, который предусматривает определенный набор услуг (серверное обслуживание, техническая поддержка, резервное копирование данных и т.д.) за фиксированную месячную плату.
За первый год такая стратегия позволила компании сэкономить около 30% от их обычных расходов на IT. Кроме того, в периоды пиковой активности они смогли предоставлять своим клиентам более стабильное и надежное обслуживание, без переплаты за экстренную поддержку или внеплановые вмешательства.
Этот кейс свидетельствует о том, что абонентское обслуживание может быть действенным способом снижения затрат на IT, особенно для компаний, которые сталкиваются с сезонными всплесками активности или не хотят тратить время и ресурсы на управление множеством различных контрактов и услуг.
Бизнес часто сталкивается с ситуацией, когда пакеты услуг IT-аутсорсинга включают в себя ненужные и дорогие услуги. Оптимизировать расходы, следовательно, можно за счет отказа от ненужных услуг в пакете. Важно понимать, что «ненужные» услуги — это услуги, которые не приносят заметного значения для бизнеса, не используются или крайне редко применяются. Рассмотрим конкретный кейс экономии на аутсорсинге.
Кейс №9
Компания оказывается в ситуации, где ежемесячный пакет IT-аутсорсинга стоит 2 млн рублей. После более глубокого анализа, компания обнаруживает, что некоторые услуги из пакета не используются в полном объеме, или не приносят ощутимого вклада в бизнес.
Меры
Результат
Благодаря этим мерам компания смогла сократить ежемесячные затраты на IT-аутсорсинг с 2 млн до 800 000 рублей в месяц. Это дало годовую экономию в 15 млн рублей. Не только были удалены ненужные услуги, но также были максимально использованы внутренние ресурсы, что позволило оптимизировать процессы и сократить затраты.
Цена на ИТ-аутсорсинг зависит от множества факторов. Она может быть определена в зависимости от объема работ, сложности задач, уровня экспертизы провайдера и других факторов. Поэтому перед выбором аутсорсера необходимо провести детальный анализ его ценообразования.
Факторы, влияющие на стоимость IT-аутсорсинга:
Стоимость IT-аутсорсинга может существенно отличаться в зависимости от объема работы и комплексности задач.
В целом, стоимость IT-аутсорсинга будет сильно зависеть от конкретных потребностей и требований компании. Рекомендуется провести консультацию с поставщиком IT-услуг для оценки объема работы и определения подходящего пакета услуг для конкретной ситуации.
Некоторые виды IT-аутсорсинга могут привлекать определенные налоги или требовать страхования. Это увеличивает стоимость с точки зрения компаний-клиентов.
Каждый из этих факторов может иметь существенное влияние на цену IT-аутсорсинга и сумму, которую в итоге придется заплатить компании, использующей эти услуги. Поэтому всегда стоит тщательно проработать все детали контракта на аутсорсинг.
Стоимость труда в разных регионах существенно варьируется. Например, аутсорсинг IT-услуг в больших городах, например, в СПб и Москве, обычно обходится дороже.
Более высокий уровень сервиса, такой как 24/7 поддержка, заключенные соглашения об уровне обслуживания (SLA), непрерывный мониторинг системы и т.д., ведет к увеличению стоимости.
Долгосрочные контракты обычно предполагают снижение общей стоимости, поскольку поставщик услуг будет иметь гарантированный доход в течение длительного периода времени.
Варианты оплаты могут включать абонентскую плату или инцидентный договор.
Некоторые технологии и программное обеспечение стоят больше в обслуживании из-за лицензий или требования более узкоспециализированных навыков. Например, работа с устаревшим программным обеспечением может стоить больше, поскольку специалисты в этой области могут быть редкостью.
IT-компании с большим опытом и хорошей репутацией обычно стоят больше, чем новые или менее известные игроки. Они обычно предлагают более высокий уровень квалификации и надежности.
Существует опасность, что экономия затрат на ИТ-аутсорсинг достигается за счет качества работы. Дешевые поставщики услуг могут использовать устаревшее оборудование и программное обеспечение, иметь недостаточно квалифицированных специалистов или недостаточно внимания уделять клиентам.
Вместе с тем, стоит помнить, что дешевый аутсорсинг не всегда означает низкое качество. Некоторые компании могут предложить доступные цены на it аутсорсинг за счет работы в странах с более низкой стоимостью труда или оптимизации своего рабочего процесса. Главное — провести тщательное исследование и отзывы перед принятием решения.
Для этого стоит тщательно изучить все условия договора, учуя потенциальные «подводные камни», например, возможные штрафы или дополнительные расходы, которые могут возникнуть в процессе выполнения работ.
Наблюдая за этими принципами, вы сможете избежать невыгодный контракт и своевременно выявить скрытые расходы.
В заключение статьи можно подчеркнуть несколько важных аспектов.
В итоге, сочетание правильного выбора компании по аутсорсингу, четкого контракта, стратегического планирования, активного общения и периодической оценки результатов поможет вам как сэкономить на IT-аутсорсинге, так и получить качественное обслуживание. Помните, что осознанность в принятии решений и налаженное взаимодействие являются ключевыми факторами успеха в этой области.
