Как автоматизировать бронирование переговорных комнат и повысить эффективность офиса

Современные переговорные комнаты обеспечивают коммуникацию, и особенно это важно в условиях удалённого взаимодействия: участники могут общаться через видеосвязь, находясь на расстоянии. Обслуживание офисных помещений занимает немалую часть расходов бизнеса, поэтому важно исключить двойное бронирование переговорных, потерю времени и неразбериху в календарях, характерные для ручного бронирования.

Что такое система бронирования переговорных комнат

Бронирование переговорных помещений необходимо для грамотного использования офисных ресурсов. Внедрение автоматического бронирования помогает избежать ситуаций, когда в одном помещении на одно время запланированы две встречи.

Варианты бронирования переговорных комнат:

1. Сенсорные дисплеи на двери оснащены подсветкой, указывающей статус помещения: зелёный — свободно, красный — занято, фиолетовый — зарезервировано. Непосредственно на дисплее можно забронировать переговорную, внести изменения — изменить время или продолжительность переговоров. Варианты сенсорных панелей: Yealink RoomPane, Evoko Liso, UtiClock.
2. Программное обеспечение позволяет зарезервировать переговорную с персонального компьютера, мобильного телефона, сенсорного планшета. Программный продукт совместим с большинством корпоративных календарей.
3. Мобильные приложения Indoors Navigation Platform, Simple Office имеют функцию навигации по альтернативной карте, показывают расположение, описание и фото переговорной, осуществляют бронирование, если она свободна. Приложение отправляет уведомления о начале и окончании бронирования.

Эти инновационные решения упрощают процесс управления использованием помещений для переговоров в офисах, деловых центрах. Сотрудники имеют возможность видеть информацию о событиях на экране.

Зачем нужна система бронирования переговорных

Бронирование переговорных комнат позволяет заранее зарезервировать помещение для встреч, переговоров, мероприятий, устранить конфликты между сотрудниками, оптимизировать использование пространства, проанализировать использование помещения для переговоров: загруженность, длительность, регулярность, статистику по сотрудникам.

Преимущества бронирования переговорных:

• экономия времени сотрудников;
• уменьшение конфликтов и двойного бронирования;
• прозрачность использования ресурсов;
• интеграция с корпоративными календарями (Outlook, Google Workspace);
• аналитика и оптимизация использования помещений.

Отсутствующий процесс бронирования — это потеря времени персонала, источник конфликтов, снижение лояльности со стороны партнёров. Информация о свободном помещении на планшете экономит деньги компании, повышает производительность. Аналитика изучает эффективность работы, персонал может забронировать помещение с учётом площади, предназначения, оснащённости оборудованием, срокам.

Функции системы бронирования переговорных комнат:

• онлайн-бронирование и подтверждение;
• интеграция с видеоконференцсвязью;
• отображение свободных комнат на интерактивных панелях;
• настройка прав доступа и уведомлений;
• прозрачность использования ресурсов;
• отчёты по занятости и статистика использования;
• рассылка уведомлений о бронировании, напоминаний о предстоящих встречах, информации об изменениях в расписании;
• автоматическое включение системы кондиционирования за определенное время до начала встречи.

Специализированные системы бронирования показывают помещение на интерактивной карте, а кроссплатформенные поддерживают мобильные устройства, различные операционные системы.

При выборе системы бронирования для офиса нужно учитывать:

• количество переговорных комнат и сотрудников;
• возможность интеграции с работающей IT-инфраструктурой;
• простоту управления и пользовательский интерфейс, он должен быть интуитивно понятным и удобным;
• поддержку мобильных устройств и облачных решений;
• масштабируемость;
• безопасность данных, программа должна обеспечивать надёжное хранение и передачу данных.

Для малого офиса обычно достаточно двух-трёх переговорных комнат, бизнес среднего масштаба сложно организовать без автоматизации бронирования и интеграции с видеоконференцсвязью. Большая компания нуждается в корпоративной аналитике и интеграции с другими системами. Автоматизация бронирования повышает эффективность и комфорт работы.

Компания CNS оказывает полный цикл услуг по установке и настройке систем бронирования переговорных комнат, конференц-залов. Изучим помещение, разработаем проект, закупим, доставим, установим и протестируем оборудование. Предложим оборудование и ПО российских брендов, это гарантирует стабильную работу и техническое обслуживание. Подберём оптимальный вариант, знаем, как автоматизировать бронирование переговорных комнат надёжно и безопасно.