Как автоматизировать бронирование переговорных комнат и повысить эффективность офиса

Современные переговорные комнаты обеспечивают коммуникацию, и особенно это важно в условиях удалённого взаимодействия: участники могут общаться через видеосвязь, находясь на расстоянии. Обслуживание офисных помещений занимает немалую часть расходов бизнеса, поэтому важно исключить двойное бронирование переговорных, потерю времени и неразбериху в календарях, характерные для ручного бронирования.

---

Что такое система бронирования переговорных комнат

Бронирование переговорных помещений необходимо для грамотного использования офисных ресурсов. Внедрение автоматического бронирования помогает избежать ситуаций, когда в одном помещении на одно время запланированы две встречи.

Варианты бронирования переговорных комнат:

1. Сенсорные дисплеи на двери оснащены подсветкой, указывающей статус помещения: зелёный — свободно, красный — занято, фиолетовый — зарезервировано. Непосредственно на дисплее можно забронировать переговорную, внести изменения — изменить время или продолжительность переговоров. Варианты сенсорных панелей: Yealink RoomPane, Evoko Liso, UtiClock.
2. Программное обеспечение позволяет зарезервировать переговорную с персонального компьютера, мобильного телефона, сенсорного планшета. Программный продукт совместим с большинством корпоративных календарей.
3. Мобильные приложения Indoors Navigation Platform, Simple Office имеют функцию навигации по альтернативной карте, показывают расположение, описание и фото переговорной, осуществляют бронирование, если она свободна. Приложение отправляет уведомления о начале и окончании бронирования.

Эти инновационные решения упрощают процесс управления использованием помещений для переговоров в офисах, деловых центрах. Сотрудники имеют возможность видеть информацию о событиях на экране.

---

Зачем нужна система бронирования переговорных

Бронирование переговорных комнат позволяет заранее зарезервировать помещение для встреч, переговоров, мероприятий, устранить конфликты между сотрудниками, оптимизировать использование пространства, проанализировать использование помещения для переговоров: загруженность, длительность, регулярность, статистику по сотрудникам.

Преимущества бронирования переговорных:

• экономия времени сотрудников;
• уменьшение конфликтов и двойного бронирования;
• прозрачность использования ресурсов;
• интеграция с корпоративными календарями (Outlook, Google Workspace);
• аналитика и оптимизация использования помещений.

Отсутствующий процесс бронирования — это потеря времени персонала, источник конфликтов, снижение лояльности со стороны партнёров. Информация о свободном помещении на планшете экономит деньги компании, повышает производительность. Аналитика изучает эффективность работы, персонал может забронировать помещение с учётом площади, предназначения, оснащённости оборудованием, срокам.

Функции системы бронирования переговорных комнат:

• онлайн-бронирование и подтверждение;
• интеграция с видеоконференцсвязью;
• отображение свободных комнат на интерактивных панелях;
• настройка прав доступа и уведомлений;
• прозрачность использования ресурсов;
• отчёты по занятости и статистика использования;
• рассылка уведомлений о бронировании, напоминаний о предстоящих встречах, информации об изменениях в расписании;
• автоматическое включение системы кондиционирования за определенное время до начала встречи.

Специализированные системы бронирования показывают помещение на интерактивной карте, а кроссплатформенные поддерживают мобильные устройства, различные операционные системы.

При выборе системы бронирования для офиса нужно учитывать:

• количество переговорных комнат и сотрудников;
• возможность интеграции с работающей IT-инфраструктурой;
• простоту управления и пользовательский интерфейс, он должен быть интуитивно понятным и удобным;
• поддержку мобильных устройств и облачных решений;
• масштабируемость;
• безопасность данных, программа должна обеспечивать надёжное хранение и передачу данных.

Для малого офиса обычно достаточно двух-трёх переговорных комнат, бизнес среднего масштаба сложно организовать без автоматизации бронирования и интеграции с видеоконференцсвязью. Большая компания нуждается в корпоративной аналитике и интеграции с другими системами. Автоматизация бронирования повышает эффективность и комфорт работы.

---

Компания CNS оказывает полный цикл услуг по установке и настройке систем бронирования переговорных комнат, конференц-залов. Изучим помещение, разработаем проект, закупим, доставим, установим и протестируем оборудование. Предложим оборудование и ПО российских брендов, это гарантирует стабильную работу и техническое обслуживание. Подберём оптимальный вариант, знаем, как автоматизировать бронирование переговорных комнат надёжно и безопасно.