Эффективное администрирование корпоративной электронной почты

Корпоративная электронная почта облегчает введение бизнес-процессов. Благодаря ей можно оперативно принимать решение, выдавать задания персоналу, получать отчёты о выполненной работе, сотрудничать с партнёрами и клиентами.

Значение корпоративной электронной почты для бизнеса

Современный бизнес активно используют этот сервис в своей работе. Электронная почта находится на домене компании, доступ имеют сотрудники организации.

Преимущества корпоративной электронной почты:

1. Улучшение имиджа компании. Единый адрес выглядит солиднее, чем письма с личных адресов, которым многие не доверяют.
2. Возможность настроить почту под конкретные запросы, создать адреса для филиалов, отделов, сотрудников.
3. Дополнительные меры по безопасности: фильтры, защита от спама, шифрование информации. Взломать корпоративную почту сложнее, она надёжнее защищена от злоумышленников и вирусов.
4. Возможность настроить массовые рассылки.
5. Интеграция с различными сервисами и приложениями.
6. Гибкие настройки для сотрудников, безопасный совместный доступ.

Российские модели корпоративной почты не попадают под санкции недружественных государств. Хранение информации на территории РФ гарантирует её защиту от несанкционированного доступа.

Функции корпоративной почты:

1. Централизованное управление ящиками, руководитель и администратор могут создавать новые ящики, удалять аккаунты пользователя, контролировать переписку, администрировать пароли.
2. Отслеживание входящей и исходящей информации, благодаря этому можно обнаружить утечку корпоративных данных, несанкционированное использование.
3. Подключение системы управления CRM и ERP.
4. Почту можно интегрировать с Active Directory, обеспечить синхронизацию учётных записей, права доступа.

Корпоративная почта принадлежит компании, которая оплачивает почтовый трафик, поэтому её можно использовать для выполнения служебных обязанностей.

Администрирование корпоративной почты

Необходимо, чтобы персонал компании имел постоянный доступ к электронному ящику. Бесплатные сервисы не в состоянии обеспечить надёжность и безопасность, которые гарантирует платный хостинг благодаря использованию современного оборудования.

При выборе хостинга обратите внимание на следующие моменты:

• соблюдение конфиденциальности;
• защищённость от постороннего доступа, перехвата информации;
• функциональность, возможность использовать неограниченное число почтовых ящиков, дополнительные услуги обмена файлами;
• защиту от вирусов и спама, использование защищённых доменных ключей;
• уровень поддержки пользователей;
• стоимость;
• простоту администрирования.

Электронную корпоративную почту можно организовать самостоятельно, потратив средства на сервер и услуги грамотного специалиста, а можно воспользоваться готовым решением.

Популярные сервисы корпоративной почты:

• G Suite;
• Яндекс.Почта для бизнеса;
• Mail.ru для бизнеса;
• Microsoft Exchange Online;
• Zoho Mail.

Корпоративные сервисы обладают широким функционалом, легко интегрируются с различными операционными системами, обеспечивают конфиденциальность, защиту данных.

Этапы настройки почтового сервера:

• подготовка системы, обновление пакетов;
• настройка сети, перезапуск с новыми настройками;
• настройка имени хоста, локализации;
• перезагрузка сервера;
• установка iRedMail;
• определение места хранения почты на диске;
• выбор варианта хранилища данных и конфигурации;
• введение пароля для администратора;
• введение имя домена;
• выбор функционала;
• установка нужных пакетов;
• расширение функционала;
• настройки системы iRedMai;
• настройки объёма сообщения, автоответчика;
• резервное копирование.

Чтобы обеспечить безопасность корпоративной электронной почты, необходимо разработать правила поведения для сотрудников. Недостаточное внимание к безопасности приводит к ощутимым финансовым, юридическим, репутационным потерям в бизнесе.

Комплекс мер для обеспечения информационной безопасности:

• правильный выбор места нахождения сервера;
• использование межсетевого экрана;
• контроль доступа к корпоративной почте;
• шифрование;
• антивирусы;
• фильтрация спама;
• двухфакторная аутентификация;
• резервное копирование;
• восстановление данных.

Чтобы добиться комплексного администрирования корпоративной электронной почты, необходимо организовать мониторинг почтовых потоков. Мониторинг поможет выявить и устранить проблемы, предоставить данные для обеспечения безопасности, оптимизации, масштабирования. Можно воспользоваться готовыми инструментами и программными решениями для мониторинга и администрирование электронной почты.

Компания CNS оказывает широкий спектр IT-услуг, в том числе почтовый сервис, а также аудиты, серверные решения, безопасность ИТ-инфраструктуры, импортозамещение. Получите консультацию по телефону, подберём оптимальный вариант для любого клиента.